10 MENU DAN RUMUS EXCEL PERMUDAH KERJA OPERATOR SEKOLAH

Nir Singgih

Diperbarui: 30 Nov, 2021 • 0 • menit membaca

Daftar Isi

Micrsoft Excel dikenal sebagai program pengolah angka atau data, dan umum digunakan untuk membuat laporan keuangan ataupun blangko pendataan.

Kami akan share fitur-fitur dasar menu pada excel yang dapat mempermudah kerja tenaga administrasi pada umumnya, dan khususnya untuk teman-teman operator sekolah.

Sebagai seorang operator sekolah, yang sebenarnya bukanlah sebuah jabatan, karena disekolah jabatan yang ada adalah Kepala Sekolah, Guru, Tenaga Administrasi, Penjaga, Petugas Keamanan, Petugas Kebersihan.

Operator Sekolah merupakan sebutan untuk orang yang ditujuk dan ditugasi mengerjakan sebuah laporan data yang berkaitan dengan entry ke komputer atau berbasis TIK. Namun tutorial tentang excel ini boleh dibaca dan untuk dipelajari oleh pelajar maupun umum.

Karena operator hanyalah sebuah sebutan, selanjutnya akan ada beberapa operator seperti Dapodik, Simda, BOS, ARKAS, Simpeg, Erapor, dll. Dan mungkin juga kantor instansi selain sekolah, ada juga yang disebut operator aplikasi pendataan.

Pada bahasan Menu Excel Permudah Kerja Operator Sekolah dibatasi hanya sejauh pengetahuan dan pengalaman pribadi saja.

Jika Anda sudah terbiasa menggunakan Excel tentunya akan merasa tidak begitu penting melanjutkan mebaca postingan ini, dari pada menghabiskan waktu silahkan untuk menutup postingan ini atau hanya sekedar scrol saja sampai akhir tulisan, barang kali ada hal yang belum diketahui tentang menu excel.

Sebelum dilanjutkan, perlu dipahami istilah yang ada di Microsoft Excel yaitu:
Row = Baris
Coloum = Kolom
Cells = Bagian terkecil dari worksheet yang dapat diisi dengan jumlah karakter. 1 kotak baris dan kolom.
Range = Kumpulan dari beberapa cells
Sheet atau Worksheet = (Lembar Kerja) : kumpulan dari 16.384 kolom dan 1.048.576 baris.
Workbook = (Buku Kerja) : kumpulan dari 256 worksheet
Tanda sama dengan (=) , setiap rumus pada excel diawali dengan tanda sama dengan.

Menu dan Rumus Excel Permudah Membuat Laporan Bagi Operator Sekolah

1. Paste Special Values Excel

Saat kita diharuskan membuat laporan biasanya juga telah disediakan format softcopynya. Berbeda dengan zaman dahulu ketika membuat laporan kita harus membuat sendiri formatnya sesuai contoh pada surat yang dilampirkan. Namun sekarang surat resmi bisa melalui email bahkan WhatsApp. File blangko format juga dilampirkan dan bisa didownload.

Paste Values berguna agar data yang dicopykan tidak dengan formatnya (warna, tebal, border) hanya isinya. Dengan cara ini maka tidak akan mengubah blangko format yang ada.

Langkahnya sama seperti copy biasa, yang membedakan saat paste, Klik Kanan --- "Paste Special" --- "Values"

2. Rumus Penjumlahan

Penjumlahan adalah hal yang dasar pada laporan keuangan. Pada Excel untuk mengetahui jumlah ada banyak cara diantaranya menggunakan rumus =sum.

Kalau hanya ingin tahu jumlahnya saja kita bisa lakukan cukup memblok cells yang akan diketahui jumlahnya, akan otomatis tampil di bagian bawah seperti yang kami tampilkan berikut ini, saya gak tau namanya hehehe 😃

3. Membuat Kotak Border

Microsoft Excel tampilannya sudah kotak-kotak, tapi kalau di print kotak tersebut tidak tercetak. Agar kotak bisa terlihat atau muncul saat diprint maka perlu dibuat border.

Cara mudah tinggal kita "Klik Kanan" --- "Format Cells" --- "Border", nah kita seting dibagian ini.

Silahkan tentukan mana yang akan diberi garis border, bisa juga kita tentukan ketebalan garisnya.

Cara membuat border pada excel juga dapat digunakan untuk membuat LEMBAR JAWAB K13 PTS/PAS/PAT SD

4. Memberi Tanda Titik pada Ribuan

Untuk memisahkan angka ribuan umumnya di beri tanda titik (.), dengan begitu kita bisa mudah membaca sebuah angka khususnya terkait nominal uang.

Selain itu penggunaan tanda titik akan terlihat lebih rapi.

Pada excel pemberian tanda titik ribuan ini sangatlah mudah, blok pada angka yang akan diberi tanda titik --- "Home" --- "Comma Style"

Beberapa kondisi juga penting juga untuk menampilkan angka dibelakang koma.

5. Rumus Perkalian

Pada excel rumus perkalian menggunakan tanda bintang (*). Dalam laporan keuangan biasa menggunakan perkalian untuk menghitung jumlah harga, dari harga satuan dikalikan jumlah barang.

6. Rumus Pembagian

Pada excel rumus pembagian menggunakan tanda per atau garis miring (/).

Rumus pembagian berguna untuk menghitung harga satuan jika sudah diketahui jumlah harga dan banyak barang yang dibeli. Dengan excel sebenarnya kita tidak lagi memerlukan kalkulator, karena bisa dihitung menggunakan excel langsung. 😀

7. Rumus Nilai Tertinggi, Terendah, dan Rata-rata

Jika membuat daftar nilai siswa biasanya kita membuat nilai tertinggi, terendah, dan rata-rata / rerata. Berikut ini rumusnya.

Rumus nilai tertinggi =max
Rumus nilai terendah =min
Rumus nilai rata-rata =average

8. Menu Wrap text dan Merge & Center

Wrap text pada excel berguna untuk mengatur agar posisi tulisan / teks menyesuaikan sesuai panjang kolom. Sehingga akan otomatis jika lebar kolom tidak cukup akan dilanjutan dibawahnya, dan lebar kolom dapat diperlebar.

Caranya blok pada cells kemudian klik menu "Home" --- "Wrap Text"

Merge & Center berguna untuk menggabungkan beberapa cells menjadi satu dan memposisikan di tengah. Caranya blok pada cells yang akan digabung kemudian klik menu "Home" --- "Merge & Center"

9. Menu Header & Footer

Menu header & footer adalah menu yang digunakan untuk menambahkan nomor halaman atau yang lainya pada setiap bagian atas atau bawah yang akan tercetak disetiap halaman.

Apabila kita mencetak lembaran yang banyak terkadang kita harus memberikan nomor halaman supaya mudah dalam menyusun untuk dibendel, atau supaya tidak mudah tertukar urtuannya.

Tidak hanya untuk menambahkan nomor halaman header footer pada excel dapat digunakan sebagai berikut:

Nomor halaman menggunakan page number
Jumlah halaman menggunakan number of pages
Tanggal dan waktu file di print menggunakan current date
Lokasi file menggunakan path
Nama file menggunakan file name
Nama sheet menggunakan sheet name
Gambar menggunakan picture

10. Menu Sort

Menu short digunakan untuk mengurutkan data.

Apabila kita memiliki banyak data misalnya data siswa kita akan mengurutkan data berdasarkan nama secara abjad, berdasarkan kelas kita gunakan menu sort. Mengurutkan data berdasarkan nama siswa juga diperlukan untuk pembuatan Nomor Induk Siswa di Sekolah.

Selain data siswa kalau di sekolah misal kita akan mengurutkan data barang inventaris bedasarkan kode barang, nomor register, dan tahun pembelian juga digunakanlah menu short ini.

Ada banyak cara untuk menggunakan menu short, namun cara yang mudah dipraktikan adalah dengan membok judul kolomnya kemudian --- "Home" --- "Sort & Filter" --- "Filter".

Nantinya kita tinggal klik pada tanda anak panah kecil pada masing-masing kolom, dan pilih akan mengurutkan data berdasarkan data terendah atau tertinggi, dapat juga hanya menampilkan data sesuai yang dipilih.

Aplikasi Berbasis Excel Untuk Administrasi Sekolah

Jika kita sudah terbiasa menggunakan excel, secara otomatis akan bisa membuat aplikasi berbasis excel. Aplikasi dibuat untuk mempermudah pekerjaan yang biasanya dilakukan secara berulang dan rutin. Aplikasi berbasis excel pada umumnya berupa format blangko dan tabel data, kemudian dikombinasi dengan rumus-rumus excel dan menu menu yang ada sehingga bisa saling terhubung antara blangko dengan data.

Berikut ini beberapa aplikasi yang bisa digunakan untuk mempermudah kerja operator sekolah maupun tenaga administrasi di sekolah yang pernah saya susun.

1. Aplikasi Raport Kurikulum 2013

Meskipun sudah ada aplikasi raport kurikulum 2013 berbasis web atau lebih dikenal dengan nama eRapor Aplikasi Rapor Digital (ARD), Raport Digital Madrasah (RDM).

Aplikasi berbasis excel masih bisa diandalkan karena dirasa lebih mudah baik mudah digunakan maupun mudah dimodifikasi.

Aplikasi Raport Jenjang Sekolah Dasar (SD) ( download )
Aplikasi Raport Jenjang Madrasah Ibtidaiyah (MI) ( download )

2. Aplikasi Amplop Surat

Dalam kegiatan adminstrasi di sekolah tidak lepas dari kegiatan surat menyurat. Amplop surat merupakan wadah agar surat bisa mudah dibawa dan rapi. Amplop surat yang bagus dan rapi dapat memberikan kesan baik pada sebuah instansi.

Dengan menggunakan aplikasi amplop surat kita bisa menyimpan data pernah mengirim surat kemana saja. ( download )

3. Aplikasi SPPD

SPPD adalah singkatan dari Surat Perintah Perjalanan Dinas. Dengan menggunakan aplikasi SPPD kita bisa simpan data perjalanan dinas yang telah dilakukan. ( download )

4. Aplikasi SKHU dan Pengumuman Kelulusan

SKHU adalah singkatan dari Surat Keterangan Hasil Ujian. SKHU dibagikan ke siswa tingkat akhir dan digunakan untuk mendaftar ke jenjang selanjutnya.

Selain SKHU biasanya sekolah membuat pengumuan kelulusan dengan mencantumkan nilai.

Aplikasi SKHU ini berguna selain untuk mengolah nilai juga mencetak SKHU, SKHU Sementara, dan pengumuman kelulusan ( download )

5. Aplikasi Kwitansi

Kwitansi merupakan bukti pembayaran. Bagi bendahara sekolah aplikasi kwitansi ini bisa mempermudah pekerjaan, karena selain mencatat data transaksi kita punya database penerima atau toko.

Dengan aplikasi kwitansi ini juga sudah otomatis nilai terbilang muncul ( download )

6. Aplikasi Rekap Usia Siswa

Aplkasi rekap usia ini berguna bagi operator sekolah untuk melihat rekap jumlah siswa berdasarkan usia/umur yang dilaporkan tiap bulan.

Aplikasi ini juga berguna untuk mempermudah melihat usia/umur siswa pada kegiatan Penerimaan Peserta Didik Baru ( download )

7. Aplikasi Piagam Juara Kelas

Aplikasi piagam juara kelas ini berguna bagi kepala sekolah yang ingin memberikan penghargaan kepada siswa siswi berprestasi dengan memberikat Sertifikat / Piagam Juara Kelas.

Dengan aplikasi ini dapat lebih cepat, selain itu data siswa berprestasi juga tersimpan pada tabel excel aplikasi sehingga akan mempermudah pembinaan siswa berprestasi. ( download )

NB: Apabila ada link download yang rusak silahkan beritahu kami agar bisa kami perbaiki.

Pelajari lebih lengkap:

Ada kata-kata pada grup excel dan tutorial excel sebagai berikut:

BELAJAR EXCEL GAK NYESEL

Demikianlah menu dan rumus excel, sekaligus aplikasi berbasis excel yang bisa kami share. Semoga dapat mempermudah pekerjaan operator sekolah maupun tenaga administrasi.

Share postingan ini ke rekan kerja apabila dirasa akan lebih membantu mereka. Terima kasih

Nir Singgih Seorang operator sekolah yang ingin berpartisipasi memajukan pendidikan dengan membantu Bapak/Ibu Guru membuat administrasi dan menyajikan data valid.

tasADMIN