Kode Nomor Surat Sesuai Permendagri Nomor 83 Tahun 2022

Nir Singgih

Diperbarui: 10 Jun, 2024 • 0 • menit membaca

Daftar Isi

Assalamualaikum Wr. Wb.

Halo apa kabar sahabat GTK semuanya, semoga sehat dan bahagia.

Pada postingan kali ini saya akan mencoba berbagi sekaligus belajar bersama tentang kode penomoran surat sesuai Pemendagri Nomor 83 Tahun 2022. Hal ini penting untuk diketahui bagi instansi pemerintahan termasuk sekolahan ataupun satuan pendidikan.

Kode Nomor Surat Permendagri Nomor 83 Tahun 2022

Saat tulisan ini dibuat sedang ada kegiatan penulisan ijazah tahun 2024 yang mana perlu dicantumkan Surat Penetapan Kelulusan dari Kepala Sekolah yang tentunya perlu ada nomor suratnya.

Walaupun mungkin masih banyak perbedaan persepsi nomor kode klasifikasi mana yang betul. Mari sama-sama kita coba pelajari.

A. Permendagri Nomor 83 Tahun 2022.

Peraturan Menteri Dalam Negeri (Permendagri) Nomor 83 Tahun 2022 mengatur mengenai kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri, Pemerintah Daerah, dan termasuk instansi sekolah satuan pendidikan di Indonesia. Berikut adalah beberapa poin penting atau rangkuman dari peraturan ini sesuai sudut pandang saya sendiri yang bekerja sebagai tenaga administrasi sekolah.

Secara umum tujuan dari Permendagri 83/22 ini adalah untuk pengaturan mengenai kode klasifikasi arsip di lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah, perlu disesuaikan dengan perkembangan peraturan perundang-undangan mengenai kearsipan yang ditetapkan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia selaku pembina teknis guna mendukung implementasi sistem informasi kearsipan dinamis terintegrasi;

Di Pasal 1

Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Klasifikasi Arsip adalah pola pengaturan arsip secara berjenjang dari hasil pelaksanaan fungsi dan tugas instansi menjadi beberapa kategori unit informasi kearsipan.
Kode Klasifikasi Arsip adalah simbol atau tanda pengenal suatu struktur fungsi yang digunakan untuk membantu menyusun tata letak identitas Arsip.
Pencipta Arsip adalah pihak yang mempunyai kemandirian dan otoritas dalam pelaksanaan fungsi, tugas, dan tanggung jawab di bidang pengelolaan arsip dinamis.
Arsip Dinamis adalah adalah arsip yang digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu.
Menteri adalah menteri yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri.
Kementerian adalah kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan dalam negeri.
Pemerintah Daerah adalah kepala daerah sebagai unsur penyelenggara pemerintahan daerah yang memimpin urusan pemerintahan yang menjadi kewenangan daerah otonom.

Di Pasal 2

Peraturan Menteri ini bertujuan untuk:

sebagai pedoman bagi unit kerja di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah untuk menciptakan keseragaman penggunaan Kode Klasifikasi Arsip dalam pengelolaan arsip dinamis;
mewujudkan Kode Klasifikasi Arsip sebagai upaya untuk sinkronisasi informasi kearsipan antara Kementerian dan Pemerintah Daerah dalam implementasi sistem pemerintahan berbasis elektronik;
mewujudkan tertib arsip sesuai dengan tugas dan fungsi kegiatan di Kementerian dan Pemerintah Daerah; dan
menunjang kelancaran penataan berkas dalam penemuan kembali arsip.

Di Pasal 3

Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian dan Pemerintah Daerah disusun sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
Klasifikasi arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disusun berdasarkan tugas dan fungsi pencipta arsip yang meliputi:
1. fungsi fasilitatif; dan
2. fungsi substantif.
Fungsi fasilitatif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf a merupakan kegiatan yang menghasilkan produk administratif atau penunjang dari tugas yang dilakukan di unit kerja di lingkungan Kementerian dan perangkat daerah.
Fungsi substantif sebagaimana dimaksud pada ayat (2) huruf b merupakan kegiatan pelaksanaan tugas dan fungsi kegiatan pokok Pencipta Arsip yang membedakan antara Pencipta Arsip yang satudengan yang lain.
Klasifikasi Arsip menggunakan Kode Klasifikasi Arsip berupa angka.
Kode Klasifikasi Arsip sebagaimana dimaksud pada ayat (5) berfungsi sebagai dasar penomoran surat, pemberkasan, penataan, penyusutan, dan penemuan kembali arsip.
Ketentuan mengenai Kode Klasifikasi Arsip tercantum dalam Lampiran yang merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan Menteri ini.

Di Pasal 4

Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan Kementerian bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja negara.
Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah provinsi bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah provinsi.
Pendanaan pelaksanaan Klasifikasi Arsip di lingkungan pemerintah daerah kabupaten/kota bersumber dari anggaran pendapatan dan belanja daerah kabupaten/kota.

Pasal 5

Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku, ketentuan Pasal 8 dan Lampiran huruf C Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 78 Tahun 2012 tentang Tata Kearsipan di Lingkungan Kementerian Dalam Negeri dan Pemerintah Daerah (Berita Negara Republik Indonesia Tahun 2012 Nomor 1282), dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.

Pasal 6

Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan pengundangan Peraturan Menteri ini dengan penempatannya dalam Berita Negara Republik Indonesia.

B. Rangkuman Kode Surat yang Digunakan di Sekolah

Dan berikut ini saya coba rangkumkan kode nomor surat yang sering atau mungkin digunakan di linkungkan lembaga di sekolah dalam membuat surat dinas.

KODE	KLASIFIKASI
000	UMUM
000.1	KETATAUSAHAAN DAN KERUMAHTANGGAAN
000.1.3.3	Perjalanan Dinas Pegawai
000.1.5	Rapat pimpinan antara lain: Notula/Risalah Rapat
000.1.6	Penyediaan Konsumsi
000.1.8	Pemeliharaan Gedung, Taman dan Peralatan Kantor
000.2	PERLENGKAPAN
000.2.1	Inventarisasi dan Penyimpanan
000.2.2	Pemeliharaan peralatan kantor
000.2.3	Distribusi
000.2.3.1	Barang habis pakai
000.2.3.2	Barang milik daerah
000.2.4	Penghapusan Barang Milik Daerah antara lain: Keputusan Pembentukan Tim, Berita Acara Penghapusan Barang Milik Daerah, Daftar Barang yang dihapuskan, Laporan Hasil Pelaksanaan Penghapusan BMD termasuk didalamnya proses lelang penghapusa
000.2.5	Pengelolaan Database Barang Milik Daerah
000.3	PENGADAAN
000.4	PERPUSTAKAAN
000.4.14	Pengembangan Perpustakaan
000.4.14.1	Perpustakaan Umum
000.4.14.2	Perpustakaan Khusus
000.4.14.3	Perpustakaan Sekolah
000.4.14.4	Perpustakaan Perguruan Tinggi
000.5	KEARSIPAN
000.7	PERENCANAAN PEMBANGUNAN
000.7.1.5	Musrenbang Kelurahan
000.7.1.6	Musrenbang Desa
100	PEMERINTAHAN
200	POLITIK
200.1.5.8	Pendidikan Budaya Politik
200.1.5.9	Pemilihan Umum
300	KEAMANAN DAN KETERTIBAN
400	KESEJAHTERAAN RAKYAT
400.1	PEMBANGUNAN DAERAH TERTINGGAL
400.2	PEMBERDAYAAN PEREMPUAN DAN PERLINDUNGAN ANAK
400.3	PENDIDIKAN
400.3.2	Pendidikan Anak Usia Dini (PAUD) Nonformal, Informal
400.3.3	Pendidikan Masyarakat
400.3.3.4	Lomba/Pemberian Penghargaan
400.3.3.5	Pameran
400.3.3.6	Rakor
400.3.3.8	Sertifikasi dan Akreditasi
400.3.4	Kursus/Pelatihan Pendidik dan Tenaga Pendidik
400.3.5	Pendidikan Dasar dan Menengah Pertama
400.3.5.1	Kurikulum, bahan ajar
400.3.5.2	Block Grant
400.3.5.3	Pelatihan, Bimtek, sosialisasi
400.3.5.4	Lomba, penghargaan, penganugerahan
400.3.5.5	Bantuan operasional sekolah (BOS)
400.3.5.6	Bantuan Siswa Miskin
400.3.6	Pendidikan khusus/Layanan Khusus
400.3.6.1	Kurikulum, Bahan ajar, alat bantu pembelajaran
400.3.6.2	Block Grant
400.3.6.3	Lomba, festival
400.3.6.4	Sosialisasi, bimtek
400.3.6.5	Pendataan
400.3.6.6	Kelembagaan
400.3.7	Pembinaan Pendidik dan Tenaga Pendidik
400.3.7.1	Pendataan dan Pemeetaan
400.3.7.2	Uji Kompetensi Guru
400.3.7.3	Sertifikasi Guru
400.3.7.4	Penghargaan guru dan tenaga kependidikan
400.3.7.5	Peningkatan kesejahteraan guru
400.3.7.6	Sosialisasi, bimtek
400.3.8	Sekolah Menengah Atas
400.3.8.1	Kurikulum
400.3.8.2	Bahan Ajar
400.3.8.3	Pelatihan
400.3.8.4	Block grant
400.3.8.5	Bimbingan teknis/sosialisasi
400.3.8.6	Lomba, Sayembara, festival
400.3.8.7	Bantuan operasional Sekolah (BOS)
400.3.8.8	Bantuan siswa miskin
400.3.9	Pendidikan Khusus-Layanan Khusus
400.3.9.1	Bahan ajar
400.3.9.2	Petunjuk Teknis
400.3.9.3	Block grant
400.3.9.4	Sosialisasi, bimtek
400.3.9.5	Lomba, sayembara, jambore, festival
400.3.9.6	Kurikulum/bahan pembelajaran
400.3.9.7	Alat bantu pembelajaran
400.3.9.8	Pendataan
400.3.9.9	Kelembagaan (Unit kesehatan sekolah, Pendidikan jasmani adaptif, pendidikan inklusi
400.3.10	Pendidik dan Tenaga Pendidik
400.3.10.1	Pendataan dan Pemetaan
400.3.10.2	Uji Kompetensi Guru
400.3.10.3	Setifikasi Guru
400.3.10.4	Penilaian prestasi kerja guru dan pengawas sekolah
400.3.10.5	Penghargaan guru dan tenaga kependidikan
400.3.10.6	Peningkatan kesejahteraan guru dan tenaga pendidik
400.3.10.7	Block grant
400.3.10.8	Bimbingan teknis/sosialisasi
400.3.11	Penilaian Pendidikan
400.3.11.1	Penilaian Akademik
400.3.12	Penilaian Non Akademik
400.3.13	Analisis dan Sistem Informasi Penilaian
400.3.12	Data dan Statistik Pendidikan
400.3.12.1	Data peserta didik, pendidik dan tenaga kependidikan
400.3.12.2	Data Satuan Pendidikan dan Proses Pembelajaran
400.3.13	Prasarana dan Sarana Pendidikan
400.3.13.1	Prasarana Pendidikan
400.3.13.2	Sarana Pendidikan
400.3.13.3	Monitoring dan Evaluasi
400.4	KEOLAHRAGAAN
400.5	KEPEMUDAAN
400.6	KEBUDAYAAN
400.7	KESEHATAN
400.7.2.4	Kesehatan gigi dan mulut di puskesmas
400.7.7.2	Imunisasi
400.8	AGAMA DAN KEPERCAYAAN
400.9	SOSIAL
400.10	PEMBERDAYAAN MASYARAKAT DESA
400.12	KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL
400.14	HUBUNGAN MASYARAKAT
500	PEREKONOMIAN
600	PEKERJAAN UMUM DAN KETENAGAAN
700	PENGAWASAN
800	KEPEGAWAIAN
800.1	SUMBER DAYA MANUSIA
800.1.1	Penyusunan dan Penetapan Kebutuhan&Aparatur Sipil Negara
800.1.2	Formasi dan Pengadaan Pegawai
800.1.2.5	Pengangkatan ASN
800.1.3	Mutasi Pegawai
800.1.3.2	Kenaikan Pangkat/Golongan/Jabatan
800.1.4	Pengembangan Karir
800.1.4.2	Penyesuaian ijazah
800.1.4.3	Penyusunan Sistem Karier
800.1.4.4	Standar Kinerja Pegawai (SKP) Penilaian Prestasi Kerja
800.1.4.5	Angka Kredit (Pengajuan Daftar;Usul Pengajuan Angka Kredit, Penilaian Daftar Usul Pengajuan Angka Kredit)
800.1.5	Kinerja Aparatur Sipil Negara
800.1.5.1	Hasil Penilaian Kinerja dan Standar Kerja
800.1.6	Kode Etik, Disiplin, Pemberhentian dan Pensiun ASN
800.1.6.1	Kode Etik Pegawai
800.1.6.2	Disiplin
800.1.6.3	Pemberhentian Dengan Hormat
800.1.6.4	Pemberhentian Dengan Tidak Hormat
800.1.6.5	Pemberhentian Sementara
800.1.6.6	Pensiun ASN (Administrasi Pensiun ASN, Penetapan Pensiun ASN)
800.1.11	Administrasi Pegawai
800.1.11.1	Surat Perintah Dinas/Surat Tugas
800.1.11.2	Cuti Sakit
800.1.11.3	Cuti Bersalin
800.1.11.4	Cuti Tahunan
800.1.11.5	Cuti Alasan Penting
800.1.11.6	Cuti Besar
800.1.11.7	Cuti Di luar Tanggungan Negara
800.1.11.8	Karpeg/KPE/Karis/Karsu
800.1.11.9	Keanggotaan Organisasi Profesi/Kedinasan
800.1.11.10	Laporan Pajak Penghasilan Pribadi (LP2P)
800.1.11.12	Daftar Urut Kepangkatan (DUK)
800.1.11.13	Pengurusan Kenaikan Gaji Berkala, Mutasi Gaji/tunjangan
800.1.12	Kesejahteraan Pegawai
800.1.12.1	Pemeliharaan Kesehatan Pegawai
800.1.12.2	Asuransi Pegawai/BPJS
800.1.12.3	Tabungan Perumahan
800.1.12.4	Bantuan Sosial
800.1.12.5	Pakaian Dinas
800.1.12.6	Layanan Pegawai yang Meninggal
900	KEUANGAN
900.1	KEUANGAN DAERAH
900.1.3.2	Pendapatan
900.1.3.3	Belanja
900.1.3.4	Pembiayaan Daerah
900.1.3.5	Dokumen Penatausahaan Keuangan
900.1.3.6	Pertanggungjawaban Penggunaan Dana
900.1.3.7	Daftar Gaji
900.1.3.8	Kartu Gaji
900.1.3.9	Data Rekening Bendahara Umum;Daerah (BUD)
900.1.3.10	Laporan Keuangan
900.1.6.4	Laporan Realisasi Anggaran dan Neraca Bulanan/Triwulanan/Semesteran
900.1.7.5	Pembukuan anggaran (Buku Kas Umum(BKU), Buku Pembantu, Register dan Buku Tambahan, Daftar Pembukuan Pencairan/Pengeluaran (DPP), Daftar Himpunan Pencairan (DHP), dan Rekening)
900.1.8.2	Berkas Penerimaan Pajak (termasukPPh 21, PPh 22, PPh 23, dan PPn serta Denda Keterlambatan Menyelesaikan Pekerjaan)

C. Penutup

Demikianlah yang bisa saya bagikan tentang kode nomor surat sesuai peraturan terbaru yaitu Permendagri Nomor 83 Tahun 2023 khususnya yang mungkin sering digunakan di lembaga sekolah atau satuan pendidikan.

Untuk lebih jelasnya bisa lihat kode nomor surat yang lengkap di Permendagri Nomor 83 Tahun 2022 yang saya sematkan di bawah ini:

Ini hanyalah sebagai informasi untuk menambah wawasan.

Perhatian: Untuk aturan yang harus diikuti adalah sesuai peraturan di daerah masing-masing Kabupaten/Kota karena ada Peraturan Bupati/Wali Kota.

Jika ada yang ingin menambahkan, jangan ragu untuk disampaikan di kolom komentar.

Wassalamualikum Wr. WB

Sumber referensi: https://peraturan.bpk.go.id/Details/247841/permendagri-no-83-tahun-2022

Nir Singgih Seorang operator sekolah yang ingin berpartisipasi memajukan pendidikan dengan membantu Bapak/Ibu Guru membuat administrasi dan menyajikan data valid.

tasADMIN