Kegunaan Google Drive untuk Tenaga Administrasi dan Guru

Daftar Isi

tasADMIN.id - Pada kesempatan ini saya akan coba bahas kegunaan google drive untuk tenaga administrasi sekolah dan guru. Sebenarnya google drive itu bisa digunakan oleh siapa saja, namun untuk menyelesaikan tema di blog ini dan supaya lebih tepat guna.

Google Drive adalah layanan penyimpanan file berbasis online (cloud) yang pasti milik salah satu raksasa teknologi yaitu google. Jika secara bahasa drive artinya mendorong, namun pada istilah di komputer drive adalah sebuah komponen perangkat keras yang menyimpan data.

Google drive memiliki kapasitas penyimpanan sebesar 15 Giga Byte  (GB) merupakan layanan publik dari google dan bersifat gratis. Untuk bisa menambah kapasitas 30 GB bahkan sampai 1 Tera Byte  (TB) bisa beralih ke layanan bisnis Google Suite  (G Suite) yang tentunya berbayar.

Kalau bagi saya pribadi saat ini 15 GB sudah mencukupi yang hampir sama dengan flash disk ukuran 16 GB. Tapi saya sendiri flasdisknya masih berukuran 8 GB. hehe kok malah curhat flass disk. (skip)

1. Kegunaan Google Drive untuk Tenaga Administrasi

Apa sih kegunaan atau fungsi  google drive bagi tenaga administrasi sekolah?

1.1 Menyimpan data dokumen scan pribadi

Dokumen scan pribadj misalnya ijazah ktp sk sk bisa disimpan di google drive. Jika sewaktu-waktu dibutuhkan bisa langsung didownlod. Ini tentu aman karena bisa diatur hanya pribadi yang bisa membuka.

1.2. Memudahkan berbagai file

Zaman now memungkinkan kita berinteraksi secara online dan bertukar file. Jika ingin berbagi file setelah diupload ke google drive kita tinggal memberikan linknya saja. Tenaga administrasi atau sering juga disebut operator sekolah sering berinteraksi secara online menggunakan media sosial seperti WhatsApp dan Telegram, jika tiap berbagi file harus upload kan boros kuota internet juga kan? hehe 

1.3. Mengumpulkan softcopy laporan

Sudah menjadi hal yang umum dalam laporan ke dinas baik keuangan, kepegawaian, atau yang lainnya sekolah selain mengumpulkan print out juga soft filenya.

Jika kita menggunakan flashdisk mungkin takut terkena virus. Kalau pakai emailnya kadang file besar tidak bisa atau sering tertumpuk dengan email lain. Apalagi jika file dikirim lewat WhatsApp pastinya mudah tertumpuk pesan lain dan bisa memenuhi memori HP/Ponsel.

Solusinya bisa menggunakan google drive yang nantinya masing-masing menguplod file ke sebuah folder yang telah teman-teman buat. Adapun teknisnya lebih jelas dibagian cara penggunaan.

2. Kegunaan Google Drive untuk Guru

Guru terkadang merangkap sebagai tenaga administrasi, berarti tadi sudah baca kegunaan bagi tenaga administrasi. Lalu apakah google drive bisa digunakan untuk proses pembelajaran? Lebih jelasnya berikut ini fungsi google drive yang bisa dimanfaatkan oleh Bapak / Ibu Guru

2.1. Menyimpan Materi Pelajaran dan Administrasi Guru

Materi pelajaran dan administrasi guru dapat disimpan dengan aman di google drive. Jika sewaktu-waktu memerlukan bisa langsung didownload. Bermanfaat jika lupa flashdisk atau tidak membawa laptop yang menyimpan file di pelatihan atau di kelompok kerja guru  (KKG).

2.2. Membagikan File Materi dan Administrasi Guru

Guru dapat membagikan materi pelajaran ke siswa dengan mudah hanya dengan membagikan link download. Ini akan lebih maksimal jika menerapkan pembelajaran elearning yang bisa dikombimasikan dengan LMS moodle. Karena mungkin masih minim hostimg penyimpanan berbayar, guru bisa memanfaatkan Google Drive sebagai penyimpanan filenya.

Guru dapat berbagi dengan teman guru lain administrasi pembelajaran. Jika kita amati file Rencana Pelaksaan Pembelajaran (RPP), Silabus, Prota,  Prosem, Pemetaan KD, dan administrasi lainnya yang biasa di download di internet seperti websitenya kangmarto.com, dicari guru.com, data dikdasmen.com itu kebanyakan juga diupload di google drive.

2.3. Mengumpulkan tugas siswa

Guru dapat membuat folder dan masing-masing siswa dapat mengupload ke folder tersebut. Dengan cara ini tentu sangat efisien karena filenya akan terkumpul langsung satu folder.

3. Cara Menggunakan Google Drive

Adapun cara menggunakan google drive sebagai berikut, kami tampilkan scren shoot pada laptop / komputer. Untuk lewat aplikasi di smart phone atau ponsel hampir sama, tapi karena pada umumnya bekerja di komputer maka lebih enak jika uploadnya langsung di komputer.

3.1. Menyimpan File Online

1. Login ke  https://drive.google.com/drive/  menggunakan akun alamat email gmail
2. Akan tampil menu seperti gambar dibawah ini 
   
3. Kemudian pilih "Baru" - "Upload File" 
   
4. Tunggu hingga beberapa saat hinga file berhasil diunggah/diupload 
   

3.2. Berbagi File Mudah

1. Pilih file yang akan dibagikan
2. Selanjutnya Klik pada gambar icon rantai 
   
3. Akan muncul link menuju file, pastikan berbagi link bertuliskan aktif atau berwarna hijau. Copy paste link untuk dibagikan

3.4 Mengumpulkan File Tagihan

1. Masuk pada drive google
2. Pilih "Baru" - "Folder" 
   
3. Klik pada gambar icon rantai untuk memunculkan link, caranya sama sperti pada point 3.2 diatas.
4. Copy link dan bagikan kepada peserta atau siswa, dan cara uploadnya sama seperti langkah point 3.1
5. Otomatis file akan terupload di folder yang telah dibuat 
   

3.5. Privasi atau Keamanan

Ada kondisi tertentu file bersifat rahasia maka ada beberapa hal yang perlu diperhatikan tentang pengaturan privasi pada google drive yaitu:

1. Publik di web : Siapa saja di internet dapat menemukan dan mengakes. Tidak wajin masuk ke sistem. Hal ini juga memungkinkan untuk ditemukan mesin pencari
   
2. Siapa saja yang memiliki link: Siapa saja yang memili link dapat mengkases. Tidak wajib masuk ke sistem
3. Orang ternentu: Dibagikan dengan orang terntentu dengan cara menuliskan alamat emailya

Ada baiknya setelah file selesai terkumpul nonaktifkan link.

Tambahan
Google drive juga bisa digunakan untuk membackup percakapan WhatsApp. Namun pada kesempatan ini kami tidak membahas detailnya. Anda bisa browsing menggunakan mesin pencari Google.

BACA JUGA:

• Cara Mudah Membuat Soal AKM Menggunakan Google Forms Kuis
• Cara Guru Menggunakan WhatsApp untuk Pembelajaran Daring
• PANDUAN RINGKAS MENGGUNAKAN APLIKASI TELEGRAM UNTUK PEMULA

Gratis: Kapasitas Penyimpanan Google Drive Lebih Besar Hingga 5 Ribu GB dengan Cara Mendapatkan Akun belajar.id

Itulah tentang kegunaan google drive untuk tenaga administrasi sekolah dalam pekerjaan dan guru dalam pembelajaran  menurut versi kami. Jika Anda suka dengan tulisan ini silahkan beri komentar atau share agar kami lebih semangat menulis hal-hal terkait kegiatan administrasi di sekolah. Terima kasih