Aplikasi Cetak Kartu Pelajar Berbasis Web yang Ringan dan Praktis

Daftar Isi

Assalamualaikum Wr. Wb.

Salam sehat dan bahagia sahabat GTK semuanya...

Halo, saya seorang tenaga administrasi sekolah alias operator sekolah. Mungkin kamu juga punya tugas yang sama: mengurus data siswa, menginput nilai, membuat akun, sinkron Dapodik dan… ya, salah satunya mencetak kartu pelajar.

Tampilan Aplikasi Cetak Kartu Pelajar Berbasis Web

Setiap tahun ajaran baru, mencetak kartu pelajar jadi rutinitas yang melelahkan. Bayangkan saja, harus ketik data satu per satu, masukkan foto, lalu atur layout di Word atau Photoshop. Repot, kan? Karena itulah saya mulai berpikir: gimana kalau dibuat aplikasi web saja yang ringan, simpel, dan bisa langsung cetak otomatis? Dan akhirnya saya buat sendiri — tentunya dengan bantuan AI ChatGPT

Sebelumnya, saya juga cukup sering utak-atik aplikasi cetak kartu berbasis Excel, yang digabungkan dengan fitur mail merge atau macro. Hasilnya lumayan, tapi tetap terbatas. Harus dijalankan dari satu komputer, dan semua data harus diurus sendiri. 

Kali ini saya ingin berbeda — bukan hanya untuk memudahkan admin, tapi juga memberi akses pada siswa itu sendiri. Setiap siswa bisa login dari rumah, mengedit datanya sendiri, dan mengunggah foto mereka secara mandiri. Jadi tugas admin cukup memverifikasi dan langsung cetak. Lebih efisien, lebih modern.

A. Kenapa Perlu Aplikasi Cetak Kartu Pelajar?

Kartu pelajar itu sebenarnya bukan cuma formalitas. Banyak sekolah sekarang sudah mulai digital, termasuk absensi berbasis QR Code, yang saya juga pernah coba. Nah, kartu pelajar bisa jadi media yang praktis untuk itu. Bayangkan setiap kartu punya QR Code yang langsung terhubung ke data siswa — tinggal scan pakai HP, siswa langsung terdeteksi hadir.

Selain itu, kartu ini juga menyertakan Nomor Induk Sisa (NIS) dan NISN, yang sering dibutuhkan saat daftar lomba, kegiatan luar sekolah, atau bahkan keperluan bank. Jadi, nggak cuma cantik dan formal, tapi juga berfungsi nyata.

B. Dibantu AI, Nggak Harus Jadi Programmer Dulu

Saya bukan programmer profesional. Cuma bisa PHP dasar, sedikit HTML, dan paham cara bikin database di phpMyAdmin. Tapi ternyata itu cukup. Saya banyak dibantu ChatGPT untuk:

• Menulis kode PHP yang bisa upload data siswa dari file Excel.
• Menyimpan data ke database dan menampilkannya kembali.
• Bikin halaman login sederhana untuk admin dan siswa.
• Mengatur tampilan kartu pelajar pakai FPDF (ya, ini library PHP untuk buat PDF).
• Dan paling keren, bisa bikin QR Code otomatis per siswa!

Yang penting, aplikasi ini tanpa framework, jadi nggak perlu belajar Laravel atau lain-lain. Cocok banget buat kita yang penting bisa langsung digunakan untuk cetak kartu.

C. Apa Saja Fitur Aplikasi Ini?

Berikut ini fitur yang berhasil saya kembangkan (dan terus dikembangkan):

1. Upload data siswa dari file Excel (.xlsx)
2. Upload foto siswa secara massal (cukup pastikan namanya sesuai NISN)
3. Login admin untuk mengatur pengaturan sekolah
4. Login siswa untuk melihat/memperbaiki data pribadi, termasuk upload foto mandiri
5. Cetak kartu pelajar dalam ukuran KTP dengan layout kertas A4
6. Tambah QR Code pada kartu
7. Atur logo sekolah, tanda tangan kepala sekolah, dan background kartu
8. Unduh PDF langsung semua siswa atau pilih perkelas untuk memudahkan penyerahan/distribusi kartu

Dan karena ini berbasis web, kamu bisa jalankan di localhost (pakai Laragon) atau langsung upload ke hosting jika ingin online.

D. Cara Unduh dan Instal Aplikasi

Untuk kamu yang mau coba, caranya gampang. Untuk tutorial installasinya saya praktikan di Hosting yang menggunakan CPanel

1. Unduh dan Ekstrak File

Saya bisa bagikan file ZIP aplikasinya secara gratis. https://drive.google.com/drive/folders/1f7HG72o_Q-snFhGG6vBrWPp2QVoJ36qP?usp=drive_link

Setelah diunduh, tinggal ekstrak ke folder `www` kalau kamu pakai Laragon. Jika di hosting letakan di folder domain atau subdomain.

2. Buat Database

Selanjutnya buat databasenya terlebih dahlulu, disini saya lebih suka menggunakan menu "Database Wizard"

3. Import Database Contoh

Import / restore database contoh melaui phpMyadmin

4. Konfigurasi File "db.php"

Edit file "db.php" agar sesuai dengan username dan password MySQL kamu telah buat. Kalau saya biasanya saya samakan biar lebih mudah hehe..

5. Upload Data Siswa

Masuk ke halaman admin, login akun default username: admin passwordnya: admin123 

Kemudian upload file Excel berisi data siswa. Format file harus sesuai (sudah saya sertakan contoh).

6. Upload Foto Siswa

Untuk upload foto siswa ada 3 cara yaitu:

1. Melalui tombol "edit" yang ada di menu "Datar Siswa"

2. Melaui menu "Upload Foto Masal" dengan ketentuan beri nama file foto sesuai nomor NISN. Menu ini sangat efektif jika sekolah menggunakan jasa foto sehingga bisa kolektif dan kualitas foto menjadi baik untuk keperluan buku induk dan raport siswa.

3. Cara yang paling mudah menurut saya adalah siswa login menggunakan username masing-masing yaitu NISN, kemudian melakukan upload foto sendiri.

7. Seting Profil Sekolah

Di menu ini silahkan isi data nama sekolah, alamat, logo sekolah, serta nama kepala sekolah.

8. Cetak Kartu

Cetak kartu juga bisa dilakukan melaui 3 cara:

1. Melaui tombol "Cetak Kartu" pada menu daftar siswa. Ini berguna untuk cetak kartu pelajar susulan atau ketika ada siswa yang belum ada fotonya.

2. Gunakan menu "Cetak Kartu per Kelas" untuk mempermudah saat pembagian/distribusi ke Siswa

3. Disediakan juga untuk cetak semua kartu yang diurutkan berdasarkan kelas dan abjad.

Pilih menu cetak, bisa cetak satuan atau semua siswa sekaligus. Format PDF langsung siap dicetak. Ukurannya pas buat kartu pelajar KTP. 

Untuk menghemat anggaran Anda bisa cetak/print menggunakan kertas A4 biasa, kemudian dipotong, dan selanjutnya dilaminasi/dilaminating ditempat jasa fotocopy.

E. Akhir Kata

Dengan aplikasi ini, saya nggak perlu lagi buka Word, tempel foto, atau copy-paste data siswa. Semua sudah otomatis: dari upload data sampai cetak kartu lengkap dengan QR Code. Dan yang paling menyenangkan — aplikasi ini ringan, tidak ribet, dan bisa dipelajari sendiri meski bukan dari latar belakang IT.

Di era AI ada tools seperti ChatGPT, yang bisa membantu operator sekolah seperti saya menyelesaikan pekerjaan dengan lebih cepat dan efisien. Kalau kamu tertarik, silakan coba juga. Aplikasi ini bisa sangat bermanfaat untuk sekolah kamu.

Kalau kamu ada pertanyaan, kritik dan saran tentang aplikasi ini angan ragu untuk menuliskanya di kolom komentar.

Dan jiga butuh bantuan instalasi, tinggal hubungi contact saya. Bisa juga minta dibuatkan versi custom sesuai kebutuhan sekolahmu.

Operator sekolah itu bukan hanya input nilai. Kita juga bisa jadi kreator solusi teknologi di sekolah.

Semoga bermanfaat.

Wassalamualaikum Wr. Wb.