Cara Membuat Tombol Macro Excel Jadi File PDF Masal

Daftar Isi

Assalamualaikum Wr. Wb.

Salam sehat dan bahagia untuk sahabat GTK semuanya.

Pada artikel kali ini saya ingin berbagi tutorial tentang excel. Cara membuat tombol macro pada excel untuk membuat file pdf secara masal berdasarkan nomor urut data. 

 

Menambahkan Tombol Macro Simpan Cetak PDF Masal Excel

 

Ini merupakan kelanjutan dari postingan sebelumnya: Cara Membuat Tombol Print Macro Dari Nomor Sampai Nomor pada Aplikasi Excel

A. File PDF Sebagai Dokumen Digital 

Di lingkungan sekolah, dokumen digital seperti file PDF menjadi solusi praktis untuk mengelola administrasi secara efisien. Guru dan tenaga kependidikan dapat membuat berbagai dokumen seperti sertifikat, surat tugas, undangan, hingga laporan siswa dalam format digital yang seragam dan profesional. Dengan memanfaatkan Excel dan tombol macro untuk mencetak PDF secara massal, pekerjaan yang sebelumnya memakan waktu dan tenaga kini bisa diselesaikan hanya dengan satu klik, tanpa perlu mencetak fisik satu per satu.

 

Penggunaan file PDF sebagai dokumen digital juga memudahkan distribusi melalui email, grup WhatsApp, atau platform belajar daring. Dokumen bisa langsung dikirim ke siswa, orang tua, atau pihak terkait tanpa harus bertatap muka, sehingga sangat membantu dalam era pembelajaran digital atau saat kegiatan administrasi dilakukan dari jarak jauh. Selain hemat kertas, penggunaan dokumen digital ini juga membiasakan warga sekolah untuk beradaptasi dengan teknologi dan manajemen dokumen yang lebih modern.

B. Tanda Tangan Digital pada File PDF.

Dokumen PDF dengan tanda tangan elektronik dari Balai Sertifikasi Elektronik (BSrE) merupakan bentuk dokumen digital resmi yang memiliki kekuatan hukum di Indonesia. BSrE adalah unit dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) yang memberikan layanan sertifikat elektronik kepada instansi pemerintah, termasuk sekolah. Tanda tangan digital ini bukan sekadar gambar tanda tangan, melainkan berupa enkripsi khusus yang menjamin keaslian dokumen dan identitas penandatangan. Saat dibuka di aplikasi pembaca PDF seperti Adobe Acrobat Reader, dokumen akan menampilkan status "Signed and all signatures are valid" jika sah dan belum diubah.

Di lingkungan pendidikan, penggunaan dokumen PDF bertanda tangan BSrE sangat membantu dalam modernisasi administrasi. Sekolah bisa menggunakannya untuk berbagai kebutuhan seperti sertifikat pelatihan, surat tugas, ijazah digital, dan surat keputusan kepala sekolah. Proses distribusi menjadi lebih cepat dan efisien karena dokumen dapat dikirim secara daring tanpa perlu mencetak fisik. Selain itu, dengan tanda tangan digital yang tersertifikasi, dokumen-dokumen tersebut lebih mudah dipercaya dan diakui secara hukum, baik oleh dinas pendidikan maupun lembaga lain.

Layanan tanda tangan digital dari BSrE dapat diakses secara gratis oleh instansi pendidikan negeri melalui portal resmi] (https://bsre.bssn.go.id). Untuk memanfaatkannya, sekolah harus mendaftarkan akun dan mengikuti prosedur verifikasi institusi. Setelah akun aktif, dokumen PDF yang telah disiapkan bisa diunggah dan diberi tanda tangan elektronik secara online. Penggunaan layanan ini mendorong sekolah menuju transformasi digital yang aman, efisien, dan sesuai regulasi pemerintah terkait keabsahan dokumen elektronik.

C. Cara Membuat Tombol Macro Excel Menjadi File PDF Secara Masal

Dari hal tersebut diatas kiranya penting juga untuk mengetahui bagaimana cara agar ketika tombol di klik maka akan otomatis print save to pdf secara masal. 

Ini akan saya terapkan pada aplikasi Cetak Transkrip Nilai Ijazah yang mana ketika tulisan ini dibuat sudah mulai berlaku E-Ijazah Digital yang boleh dilakukan tanda tangan secara elektronik.

 

Baik kita langsung saja menuju langkah-langkah untuk membuat tombolnya.

 

1.  Siapkan dulu kolom tempat untuk menuliskan nomor urut yang akan di cetak/simpan ke pdf disini saya buat di Cells AO7 dan AS7.

 

2. Cari sebuah logo icon pdf untuk dijadikan tombol yang bisa di klik, cari saja di internet sudah banyak pilihan.
 

3. Klik kanan gambar icon yang telah kita masukan, pilih "Assign macro"

 

4. Copy dan masukan script macro berikut ini:

Sub Picture4_Click()
Dim Awal As Integer, Akhir As Integer, i As Integer
Dim FolderPath As String
Dim fDialog As FileDialog
Dim NamaFile As String

' Minta user pilih folder
Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With fDialog
    .Title = "Pilih Folder untuk Simpan PDF"
    If .Show <> -1 Then
        MsgBox "Proses dibatalkan.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    FolderPath = .SelectedItems(1)
    If Right(FolderPath, 1) <> "\" Then FolderPath = FolderPath & "\"
End With

' Ambil nilai awal dan akhir
Awal = Range("AO7").Value
Akhir = Range("AS7").Value

If Awal <= Akhir And Awal >= 1 Then
    Application.ScreenUpdating = False

    For i = Awal To Akhir
        With Sheets("Transkrip Nilai SD")
            .Range("AI7").Value = i
            
            ' Ambil nama dari M12
            NamaFile = Trim(.Range("M12").Value)
            
            ' Hapus karakter tidak valid
            NamaFile = Replace(NamaFile, "\", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "/", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, ":", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "*", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "?", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, """", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "<", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, ">", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "|", "_")
            
            ' Tambahkan nomor urut di depan
            NamaFile = Format(i, "000") & "_" & NamaFile

            ' Simpan ke PDF
            .ExportAsFixedFormat _
                Type:=xlTypePDF, _
                Filename:=FolderPath & NamaFile & ".pdf", _
                Quality:=xlQualityStandard, _
                IncludeDocProperties:=True, _
                IgnorePrintAreas:=False, _
                OpenAfterPublish:=False
        End With
    Next i

    ' Buka folder hasil cetakan
    Shell "explorer.exe """ & FolderPath & """", vbNormalFocus

    MsgBox "Selesai menyimpan ke PDF. Folder terbuka.", vbInformation
Else
    MsgBox "Cek lagi Nomor yang akan dicetak...!!!!", vbCritical, "Cetak Halaman"
End If

End Sub

 5. Penjelasan Kode

 Sub Picture4_Click()
Dim Awal As Integer, Akhir As Integer, i As Integer
Dim FolderPath As String
Dim fDialog As FileDialog
Dim NamaFile As String

' Minta user pilih folder
Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
With fDialog
    .Title = "Pilih Folder untuk Simpan PDF"
    If .Show <> -1 Then
        MsgBox "Proses dibatalkan.", vbExclamation
        Exit Sub
    End If
    FolderPath = .SelectedItems(1)
    If Right(FolderPath, 1) <> "\" Then FolderPath = FolderPath & "\"
End With

' Ambil nilai awal dan akhir
Awal = Range("AO7").Value
Akhir = Range("AS7").Value

If Awal <= Akhir And Awal >= 1 Then
    Application.ScreenUpdating = False

    For i = Awal To Akhir
        With Sheets("Transkrip Nilai SD")
            .Range("AI7").Value = i
            
            ' Ambil nama dari M12
            NamaFile = Trim(.Range("M12").Value)
            
            ' Hapus karakter tidak valid
            NamaFile = Replace(NamaFile, "\", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "/", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, ":", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "*", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "?", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, """", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "<", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, ">", "_")
            NamaFile = Replace(NamaFile, "|", "_")
            
            ' Tambahkan nomor urut di depan
            NamaFile = Format(i, "000") & "_" & NamaFile

            ' Simpan ke PDF
            .ExportAsFixedFormat _
                Type:=xlTypePDF, _
                Filename:=FolderPath & NamaFile & ".pdf", _
                Quality:=xlQualityStandard, _
                IncludeDocProperties:=True, _
                IgnorePrintAreas:=False, _
                OpenAfterPublish:=False
        End With
    Next i

    ' Buka folder hasil cetakan
    Shell "explorer.exe """ & FolderPath & """", vbNormalFocus

    MsgBox "Selesai menyimpan ke PDF. Folder terbuka.", vbInformation
Else
    MsgBox "Cek lagi Nomor yang akan dicetak...!!!!", vbCritical, "Cetak Halaman"
End If

End Sub

6. Silahkan dicoba tombolnya, jika berhasil maka akan otomatis membuatk atau menyimpan dalam format PDF di folder yang telah dipiliha kemudian akan otomatis menggunakan nama file sesuai nama siswa.

 

7. Namun menurt saya hasilnya kurang sesuai ketika di print langsung, terutama garis tipis-tipis menjadi tebal.
 

C. Penutup

Demikianlah tutorial yang bisa saya bagikan tentang bagaimana cara membuat tombol macro Excel menjadi file PDF secara masal.

 

Jika ada pertanyaan, silahkan sampaikan melaui kotak komentar.

Semoga bermafaat.

Wassalamualaikum Wr. Wb.

Sumber: Pengalaman Pribadi dibant ChatGPT