PANDUAN KOMPLIT PPDB ONLINE MENGGUNAKAN GOOGLE FORM

Daftar Isi

Pada postingan kali ini akan saya bagikan ke teman-teman semua bagaimana cara mudah membuat PPDB Online hanya dengan menggunakan google form yang akan disakikan secara lengkap/komplit.

[Daftar Isi]

• 1 A. PPDB ONLINE
• 2 B. Google Form
• 3 C. Google Form untuk Formulir PPDB Online
• 4 D. Persiapan Membuat PPDB Online Google Form
  • 4.1 1. Mempelajari Juknis PPDB Terbaru
  • 4.2 2. Tentukan Data yang akan digunakan pada PPDB.
  • 4.3 3. Alur PPDB
• 5 E. Cara Membuat PPDB Online Google Form
  • 5.1 1. Membuat Folder Pada Google Drive
  • 5.2 2. Membuat Formulir Online Google Form
  • 5.3 3. Menentukan tanggapan setelah selesai mengisi formulir online.
  • 5.4 4. Membagikan Link Google Form
  • 5.5 5. Membuka Data Pendaftaran
  • 5.6 6. Menganalisis Data Calon Peserta Didik Baru
  • 5.7 7. Merekap Data dan Pengumuman Siswa diterima
• 6 F. Menambah Fitur Cetak Bukti Pendaftaran PPDB Google Form
  • 6.1 1. Siapkan Dulu Format Bukti Pendaftaran.
  • 6.2 2. Menghubungkan Format Bukti Pedaftaran dengan Data Pendaftar
  • 6.3 3. Bukti Pendaftaran Menggunakan Foto Siswa
• 7 G. Demo Sitstem PPPB Online Google Form
• 8 H. Penutup

A. PPDB ONLINE

Penerimaan Peserta Didik Baru (PPDB) merupakan kegiatan rutin tahunan yang dilaksanakan oleh sekolah baik dari jenjang TK/PAUD, SD, SMP, dan SMA/SMK. Istilah PPDB juga sering disebut Penermiaan Siswa Baru (PSB). Sebelum tahun pelajaran baru sekolah membuat panitia PPDB.

PPDB Online merupakan PPDB yang dilaksanakan secara online dimana pendaftaran dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja menggunakan perangkat komputer, laptop, maupun smart phone asalkan terhubung koneksi internet.

Lebih bagus lagi jika PPDB Online dilakukan secara sistematis dari proses pendaftaran, analisis data, selanjutnya pengumuman, sehingga terciptalah sebuah sistem PPDB Online. Saat ini sudah banyak aplikasi / platform sistem PPDB Online berbasis web dari yang sederhana dan kompleks baik itu yang gratis maupun berbayar.

B. Google Form

Google forms adalah aplikasi survei  online yang disertakan dalam paket Google Drive bersama dengan Google Docs, Google Spreadsheet, dan Google Slides serta menampilkan semua fitur kolaborasi dan berbagi.

Google forms adalah alat yang memungkinkan pengumpulan informasi dari pengguna melalui survei atau kuis yang dapat diatur sedemikian rupa. Informasi tersebut kemudian dikumpulkan dan secara otomatis terhubung ke Google spreadsheet. Spreadsheet terisi otomatis dengan survei dan tanggapan kuis. Terdapat juga fitur upload file yang dapat diisikan oleh pengguna yang menjawab pertanyaan.

Pada Google Form juga terdapat fitur "Intelligent response Validation" yang mampu mendeteksi input teks dalam bidang formulir untuk mengidentifikasi apa yang tertulis dan meminta pengguna untuk mengoreksi informasi jika salah masukan.

C. Google Form untuk Formulir PPDB Online

Melihat dari fungsi google form yang merupakan alat survery dan kuis maka tentunya dapat digunakan untuk membuat formulir online PPDB. 

Pada saat tulisan ini dibuat, terjadi pandemi covid-19 yang mengharuskan banyak dari kita untuk mengurangi aktivitas di luar rumah, belajar dan bekerja dari rumah.

Para guru sudah banyak yang menggunakan fitur google form untuk membuat kuis soal online yang menjadikan google form ini lebih familiar di dunia pendidikan. Formulir PPDB online menggunakan foogle form tentunnya juga akan banyak berguna atau solusi di tengah pandemi covid-19.

Namun terlepas dari itu semua formulir online PPDB merupakan sebuah cara yang harus diikuti pada zaman revolusi industri 4.0 dimana kemajuan IT sudah begitu canggih dan pesat.

Selain google form ini bisa digunakan secara gratis yang tentu akan menghemat anggaran, juga terhindar dari kendala server down karena server google sangat besar dan handal.

D. Persiapan Membuat PPDB Online Google Form

Sepertihalnya kegiatan PPDB pada umumnya, terlebih dahulu harus dipersiapkan tentang bagaimana teknis dan alur pelaksanaan PPDB Online. Berikut ini beberapa hal yang harus dipersiapakan dalam membuat sistem PPDB Online menggunakan google form:

1. Mempelajari Juknis PPDB Terbaru

Pemerintah akan mengatur Petunjuk Teknis (Juknis) PPDB, dan setiap daerah juga akan membuatnya. Sangat disarankan sebelum melakukan kegiatan PPDB maka pihak sekolah/panitia PPDB harus mempelajarinya terlebih dahulu. Juknis PPDB akan dikeluarkan oleh Kemdikbud dan Dinas Pendidikan.

2. Tentukan Data yang akan digunakan pada PPDB.

Sepertihalnya formulir manual, kita akan menjaring suatu data calon siswa. Kami sarankan sesuikan dengan pedoman administrasi kesiswaan. Contoh data yang diperlukan untuk PPDB secara sederhana:

• a) Alamat email: email merupakan hal penting dan utama pada proses PPDB Online
• b) Nama Lengkap Siswa
• c) Nama Panggilan Siswa
• d) NISN
• e) Jenis Kelamin
• f) Alamat Lengkap
• g) Nama Orang Tua
• h) Tahun Lulus
• i) Sekolah Asal
• j) dan lain sebagainya

Selain data, juga diperlukan dokumen bukti fisik diantaranya:

• a) Pas Foto
• b) Scan Ijazah
• c) Scan Kartu Keluarga (KK)
• d) Scan Kartu Indonesia Pintar (KIP)

3. Alur PPDB

Alur sederhana PPDB Online, bisa dilakukan dengan cara Siswa Mengisi Formulir Online - kemudian Panitia PPDB Memverifikasi dan Menganalisis Data -  selanjutnya Pengumuman.

E. Cara Membuat PPDB Online Google Form

Lanjut ke bagian utama tutorial,

1. Membuat Folder Pada Google Drive

Kita akan membuat sebuah folder pada google drive, folder dan file yang teratata rapi akan mempermudah pekerjaan kita nantinya.
a) Buka google drive - https://drive.google.com/drive/my-drive
b) Buat Folder Baru misalnya: "PPDB SMK TASADMIN"

2. Membuat Formulir Online Google Form

Setelah kita membuat folder langkah selanjutnya adalah membuat file formulir.
a) Buka folder yang telah dibuat, kemudian pilih baru --- Lainnya --- Google Formulir

b) Masukan Nama File dan  Judul Formulir

c) Masukan Deskripsi Formulir, misalnya: Formulir Pendaftaran Peserta Didik Baru (PPDB) SMK Tasadmin Tahun Pelajaran 2020/2021

d) Tambahkan judul dan deskripsi, digunakan untuk memberikan petunjuk singkat pengisian formulir PPDB misalnya:
Petunjuk Pengisian
Silahkan isikan data dengan lengkap dan benar, tanpa terburu-buru.

e) Tambahkan Bagian, berguna untuk memisahkan bagian sehingga muncul tombol berikutnya.

f) Isikan Bagian selanjutnya: Data Calon Peserta Didik, Deskipsinya bisa ditambahkan sesuai kebutuhan.

g) Kita lanjutkan untuk memasukan data-data yang diperlukan seperti nama siswa dan lainya.

1) Nama Siswa: Type jawaban singkat
2) Nama Panggilan Siswa: Type jawaban singkat, dan jangan lupa untuk mengaktifkan tombol wajib diisi supaya datanya bisa lengkap.

3) dan lanjutkan data-data yang diperlukan,.

h) Silahkan pilih type jawaban sesuai yang diperlukan seperti:

• 1) Jawaban singkat: Jelas
• 2) Paragraf: Untuk teks panjang misalkan alamat Lengkap.
• 3) Pilihan Ganda: Jelas
• 4) Kotak Centang: Jelas
• 5) Drop-down: data jenis kelamin
• 6) Upload file: untuk menu mengupload file foto dan scan ijazah
• 7) Tanggal: misalkan untuk data tanggal lahir siswa

i) Melalui google form kita juga bisa melakukan agar calon pendaftar mengupload file seperti foto, dan scan ijazah.
Pilih tipe jawaban: Upload File

j) Kita bisa mementukan jenis file yang bisa diupload, untuk foto misalkan jenis file gambar. Dan scan ijazah bisa menggunakan jenis file pdf dan gambar.

3. Menentukan tanggapan setelah selesai mengisi formulir online.

Ini Digunakan untuk menampilkan pesan setelah calon peserta didik baru mengisikan formulir. Masuk pada icon roda gerigi - presentasi - masukan pesan konfirmasi misalnya: Data Anda telah kami simpan, kami akan memverifikasi dan melakukan analisis data. Pengumuman selanjutnya akan ditampilkan pada website resmi sekolah www.nsp.web.id. pada tanggal: ..............

4. Membagikan Link Google Form

Setelah dirasa cukup, kita bisa mencoba melihat tampilan formulir yang telah dibuat klik pratinjau / icon mata.

Selanjutnya kita bagikan link google form, caranya Klik Tombol Kirim - pilih icon gambar rantai - perpendek url. Dan link itulah yang kita akan bagikan dan di infokan kepada calon siswa baru.

5. Membuka Data Pendaftaran

Langkah berikutnya adalah membuka data pendaftar. Caranya klik menu respon.

Kita bisa mengeskpornya atau menghubungkannya pada Google Spreadsheet, klik menu titik icon spread sheet  --- Buat spreadsheet baru, akan otomatis nama sesuai formulir Formulir PPDB 2020/2021 (Respons) bisa kita ganti misalnya Data PPDB 2020/2021

6. Menganalisis Data Calon Peserta Didik Baru

Setelah data siswa calon peserta didik masuk kita bisa menganalisis data melalui google spreeadsheet, periksa data siswa dan cocokan dengan dokomen yang telah diupload. Link file akan otomatis ditamilkan pada spreeadsheet.

Adapau file spreaddheet dan file hasil upload ada pada folder yang telah kita buat sebelumnya.

7. Merekap Data dan Pengumuman Siswa diterima

Setelah selesai menganailis data pendaftar dan memverifikasi langkah selanjutnya kita bisa mengumumkan data siswa yang diterima. Di sini kita sudah bisa melakukan PPDB online. Mudah bukan untuk membuat PPDB Online menggunakan google form?

F. Menambah Fitur Cetak Bukti Pendaftaran PPDB Google Form

Tutorial di atas kita sebenarnya bisa dikatakan sudah bisa melakukan atau membuat sistem ppdb online, namun sebagai pelengkap, bagaimana agar PPDB Online yang kita buat terlihat profesional dan keren. Kita akan menambahkan fitur cetak bukti pendaftaran dan mengirimkanya ke email masing-masing pendaftar dalam format pdf. Kita akan menggunakan pengaya atau addons pada google spreadsheet yang bermama Autocrat.

Autocrat adalah aplikasi yang bisa mengabungkan dokumen dari data google spreadsheet secara otomatis dan membuat file pdf dengan mudah.

Berikut adalah cara untuk menambahkan fitur cetak bukti pendaftaran PPDB online menggunakan google form.

1. Siapkan Dulu Format Bukti Pendaftaran.

a) Masuk pada folder google drive ppdb yang telah kita buat sebelumnya.

b). Kemudian buat Google Dokumen

c). Silahkan buat sekreatif teman-teman semua untuk membuat blangko bukti pendaftaran,

d) Menentukan tag isian otomatis dengan cara menuliskan <<nama tag>> seperti gambar dibawah ini.  Langkah ini akan berguna pada proses selanjutnya untuk menghubungkan data secara otomatis.

2. Menghubungkan Format Bukti Pedaftaran dengan Data Pendaftar

Setelah format bukti pendaftaran di buat, kita akan menghubungkanya dengan data pendaftar yang nantinya bukti pendaftaran akan otomatis terisi.

a) Buka spreadsheet Data PPDB
b) Instal Autocrat, Klik Pengaya - Dapatkan Add-On

c) Cari AutoCrat kemudian instal, cukup di next-next saja.

d) Setelah diisntal masuk ke menu Pengaya - AutoCrat - Open - New Job

e) Job name diisi misalnya: Bukti Daftar PPDB, kemudian next

f) Choose tempalte pilih form drive, dan kita pilih format bukti pendaftaran yang telah dibuat sebelumnya

g) Map source data to template, isikan maps to column sesuaikan dengan  nama kolom pada Spreadsheet Data Pendaftar

h) File Seting, File name diisi Nama File dan akan kita buat otomatis sesuai nama siswa tuliskan Bukti Daftar <<Nama Lengkap Siswa>>. Tipe File pilih PDF.

i) Choose destination folder(s), bisa kita tentukan dimana file akan disimpan, secara default akan sesuai folder spreaddsheet yang sedang kita buka.

j) 6. Add dynamic folder reference (optional) kita lewati saja,
k) 7. Set merge condition (optional), next
l) 8. Share docs & send emails, menu ini digunakan untuk pengaturan agar file bukti pendaftaran dikirimkan ke email siswa. Share doc? pilih yes

m) To diisikan tags alamat email sesuai kolom spreaddsheet contonya
To: <<Email Address>>
Type Subject: Bukti Daftar PPDB Online
Type Mesage: Selamat, <<Nama Lengkap Siswa>>
Anda telah berhasil melakukan pendaftaran online pada <<Timestamp>>
Silahkan download dan cetak bukti daftar ini dan dikumpulkan saat melakukan proses pendaftaran ulang
Terima Kasih

n) 9. Add/remove job trigger, Run on form trigger pilih yes. Kemudian Save.

o)Selanjutnya Muncul Existing Jobs, klik tanda icon Play (Run Job)

p) Tunggu beberapa saat hingga proses untuk melakukan pembuatan file bukti pendaftaran untuk data yang sudah masuk, dan selanjutnya data yang baru masuk akan secara otomatis. Kita bisa melihat hasilnya pada folder yang telah ditentukan, file ini juga akan dikirimkan otomatis ke email masing-masing pendaftar dalam format pdf

3. Bukti Pendaftaran Menggunakan Foto Siswa

Menggunakan aplikasi autocrat kita juga bisa membuat foto otomatis muncul pada Cetak Bukti Pendaftaran, ini tentunya akan terlihat PPDB kita lebih profesional dan keren.
a. Ubah privasi folder foto menjadi public.

b. Karena Kita sebelumnya sudah membuat spreadsheet tanpa foto, maka kita buat spreaadsheet baru. Ini dilakukan karena akan menambah untuk kolom photo id.
Pilih menu titik tiga --- pilih tujuan tanggapan --- Buat Spreadsheet baru --- misalya Data PPDB 2020/2021 Dan Foto.

c. Buka file Spreadsheet Data PPDB 2020/2021 Dan Foto

d. Kita tambakan kolom baru disebelahnya dan masukan rumus:
=ARRAYFORMULA(IF(ROW(A:A)=1;"photo id";SUBSTITUTE(D:D;"open?";"uc?export=view&")))
jika ribet menuliskannya silahkan dicopy paste saja. 😀

Sesuaikan rumus, ganti D:D sesuai kolom link foto siswa disini kolom pas foto adalah P, sehingga menjadi =ARRAYFORMULA(IF(ROW(A:A)=1;"photo id";SUBSTITUTE(P:P;"open?";"uc?export=view&")))

e. Langkah selanjutnya adalah menhubungkan spreadsheet ini dengan format blangko bukti pendaftaran, cara sama seperti yang telah dituliskan diatas. Perbedaanya hanya pada seting foto

f. Cara agar bisa menampilkan foto pada bukti pendaftaran,  seting pada Map source data to template.
Type: Image
image URL: photo id
Ukuran foto 4x6 sebagai berikut:
image width: 151
image height: 227

G. Demo Sitstem PPPB Online Google Form

Agar mudah dalam mempraktikan dan belajar penggunaan google form sebagai sitem ppdb online, silahkan coba yang telah kami buat.

INFO PPDB SMK TASADMIN TAHUN PELAJARAN 2020/2021

SKM TASADMIN menerima peserta titik baru tahun pelajaran 2010/2021.
Pedaftaran dilakukan secara online.

Link Pendaftaran PPDB Online: https://forms.gle/RQka6wDcdMfQrcr49

Tonton vidoenya berikut ini:

Setelah melakukan pendaftaran silahkan cek email masuk, kami akan mengirimkan bukti pendaftaran untuk selanjutnya dicetak dan diserahkan saat daftar ulang.

Pengumuman siswa yang diterima akan diumumkan melaui website sekolah

Terima kasih,

Info PPDB seperti diatas dapat kita share / sebarkan melaui medsos, maupun dalam bentuk gambar brosur, semakin keren jika link pendaftaran juga dibuat qr code.

H. Penutup

Demikianlah panduan google form untuk PPDB online yang bisa di terapkan di sekolah secara mudah dan efektif. Semoga panduan yang kami susun ini mudah dipamahi, jika ada yang belum jelas atau ingin menambahkan bisa melalui kotak komentar yang tesedia.

Jika dirasa bermanfaat silahkan bagikan ke teman guru, tenaga administrasi, maupun oeprator sekolah. Terima kasih


Daftar Referensi:
https://en.wikipedia.org/wiki/Google_Forms
https://gsuite.google.com/marketplace/app/autocrat/539341275670
https://cloudlab.newvisions.org/autocrat